預金通帳をバラバラにする。
はぁ？・・・・・って感じだが・・・・・。
まぁ、ちょっと思い付きレベルの話。
本題に入る前にとりあえず。
法人でも個人でも、事業上の取引の多くは銀行の預金口座を通して行われる。
当然その取引履歴は会計ソフト等への入力によって会計帳簿に記録されることになる。
古くは、預金通帳を見ながら、預金出納帳などを作成したり振替伝票を起こしたりし、それらを元に会計帳簿へ転記していた。
その後、PC・会計ソフトの普及により、通帳から直接会計ソフトへ入力するように。
で、イマドキは、ネットバンクを利用していれば、最初からCSVデータで取得できるので、少し加工して会計ソフトに取り込む、という感じだろうか。
何らかの理由でネットバンクが利用できない場合、預金通帳をデータ化するか、通帳を元に会計ソフトへ直接入力必要がある。
預金口座の内容がデータ形式（CSV等）になっていると、直接会計ソフトへ入力するのに比べ、Excel上で加工できるので非常に効率的。
例えば、通帳に記載された摘要欄の内容毎にソート（データの並び替え）をかけて、同じ内容の取引を一気に処理してしまうとか。
あるいは、通帳に記載された摘要欄の内容をキーとして、登録された勘定科目を自動的に割り当てる、なんてことも。
また、会計帳簿の摘要欄に入力する内容も、Excelの一括置換機能を使ったり、やはり登録された摘要文を自動で割り当てたりとか。
だから、ネットバンク契約がなくても、なんとかこの預金通帳の内容をデータ化したい、と思うわけである。
一度ネットバンクのデータを加工して取り込むという作業を体験してしまったら、紙の通帳から直接会計ソフトへ入力（仕訳）するという作業は二度とやりたくなくなる。
そのために通帳のOCRによるデータ化などにもチャレンジしたりしてる。
で、本題。
今回は、「預金通帳の会計処理」ではなく「預金通帳のデータ化」を外注する、と仮定した場合の話。
「できれば自分で会計処理したい。でも自分で全部入力するのメンドクサイ。でも外注すると中身を見られるのでハズカシイ。でも自分でOCRもなんかメンドクサイ。あ〜、データにさえ、データにさえなっていれば・・・」ってケースを考えてみる。
そんな時に、通帳をバラバラにするのはどうだろうか・・・・と。
もちろん、通帳そのものをシュレッダーやハサミで切るということではない。
通帳をスキャンして、そのPDFファイルをバラバラにする、という意味だ。
下記ABCDはそれぞれ別のPDFファイルとなる。
このように、通帳を4つのファイルに分割し、たとえばそれを別々の外注先へデータを依頼する、とか。
この方法だと次のようなメリットが。
- 通帳の中身（個別の取引金額や残高、これらの時期など）を把握されずにデータ化できる。
- 外注先に残るデータが万が一流出してもダメージが少なく済む。
- 通帳を元に会計ソフトに入力するのに比べ、外注先に簿記会計の知識・教育が不要。
- 外注先に会計ソフトなどを用意する必要がない。
- データ化の処理も、日付なら日付、残高なら残高だけをひたすら処理すればテンキーだけでOK。
- ページ毎の通帳よりも、属性が限られた一列のみの通帳の方が、OCRの精度が上がるかも知れない。
逆に以下のような問題もあるか。
- 分割データを用意するのにちょっと手間。
- バラバラに外注してデータ化されたものを結合するのにちょっと手間。
- 外注先でデータが正しく入力できたかの検証がしづらい。
- バラバラに分割されたファイルのファイル名にひと工夫必要。
もちろん、ある特定の外注先に4つのファイルを同時にまとめて外注したら意味がない、というのは言うまでもないが。
先ほど「自分でやりたいけど中身見られるのがハズカシイ」というケースを想定したが。
会計事務所などが顧問先から依頼を受けた記帳業務の一部再委託などに利用できないか、というのが本来の目的。
もちろん、万が一流出しても取引内容が分からないから、というだけですぐに再委託がOKになるものでもない。
が、取引内容が分からず、万が一流出してもダメージの少ないこのような方法なら、顧問先の理解・承諾は格段に得やすくなるのではないだろうか。
以前、顧問先に無断で再委託、しかも中国にある会計センターへ丸投げし、問題となっているケースをネット上で見かけたが。
会計事務所の立場とすれば、事前の承諾を得るか、そもそもその再委託先と顧問先の直接契約としてもらうか、などの対応をすべきだろう。
まだまだ思い付きレベルで、難しい部分もありそうだが。
とりあえず、ファイルをバラバラにするという作業は簡単に出来る。
その方法や注意点などの解説をまた後日にでも。
P.S
通帳のスキャンならScanSnap S1100がオススメ。
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